Reisekosten
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| Zielgruppe | Grundaussage | Kostenrelevanz |
|---|---|---|
| Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen und dezentraler Buchungsstruktur | Die Zentralisierung aller Buchungen können die Kosten nachhaltig senken. Wichtig dabei sind tagesaktuelle Preisverhandlungen statt althergebrachter Buchungswege über Reisebüros. Starre Verträge mit Airlines oder Hotels sind heutzutage weniger effizient und werden von Portallösungen abgelöst. | Sehr hohe Kosteneinsparungen in allen Bereichen des Travel-Managements möglich. |
KMU, dass sie verhandlungstechnisch was Preise und Rabatte betrifft im Gegensatz zu Großunternehmen im Nachteil sind. Doch das Problem liegt meist ganz woanders. Denn in vielen Unternehmen liegen keine verwertbaren Daten zum Reisemanagement vor. Meist werden Dienstreisen ungesteuert und individuell nach Bedarf gebucht und anschließend abgerechnet. Gleiches gilt für Reisespesen und Kosten für Gebühren etc. Selbst wenn Verträge mit einem Dienstleister bestehen, werden diese kaum hinterfragt. Die Effekte sind klar: Rabatte werden und können nicht genutzt werden, weder für den Buchungszeitpunkt noch die Menge. Hotels werden rein nach Lage, nicht aber nach Kostengesichtspunkten gebucht. Spesen werden voll abgerechnet, Mietwagen und Flüge werden nach Bonusmeilen ausgesucht. Selbst wenn eine Übernachtung preislich günstiger war, werden Pauschalen ausgezahlt. Grundlagen für eine Kostensenkung muss also im ersten Schritt eine Erfassung und Systematisierung aller Reiseaktivitäten im Unternehmen sein. Das ist zwar eine sehr detaillierte Aufgabe, gibt aber einen wichtigen Überblick über die Situation und die größten Kostenfresser. Ziel ist die Implementierung eines Reisemanagements mit klaren Richtlinien. Ein weitere Ziel kann die Zusammenarbeit mit einem Reiseportal sein. Diese Portale sind was die Tagesraten betrifft den Reisebüros haushoch überlegen und zudem weltweit aktiv. Die großen Portale bieten inzwischen Online-Tools für Unternehmen an, in denen firmeneigene Hotelraten und das Buchungs- und Abrechnungssystem umfassend hinterlegt sind. Technisch werden diese Anforderungen durch die Integrierung eines Travel Management Systems in das Intranet gelöst.
Checkliste Reisekosten
- Buchungstätigkeiten bündeln
- Tagesaktuelle Preise statt starrer Verträge
- Online-Plattformen nutzen
- Reisemanagementsystem implementieren
Fallbeispiele
- Ein Chemieunternehmen hatte den größten Kostenblock bei den Flugkosten. Diese und alle anderen Leistungen wurden jeweils bei einem Anbieter gebucht. Mit der Bündelung aller Services rund um die Dienstreisen bei einem einzigen Anbieter gab es Einsparungen von knapp 25 Prozent.
- Ein international agierender Hersteller von Liftlösungen hatte Übernachtungskosten, die mehr als 50 Prozent der gesamten Reisekosten ausmachten. Erst danach kamen Flug und Wagenmiete. Entscheidend hier war die Einführung eines elektronisch unterstützen Reisemanagements, das alle Qualitätsanforderungen und Prozesse unternehmensweit festlegte. Auch durch Einzelanalysen der Kostenblöcke konnten insgesamt fast 9 Prozent Kosten eingespart werden.
- Ein Spezialist für Mechatronik gab jährlich rund 450tsd Euro für Flüge und Services aus, wobei 90 Prozent der Kosten auf die Flüge entfielen. Die Flüge wurden bei einem Reisedienstleister gebucht, der in puncto Service jedoch nicht überzeugte. Internationale Flüge wurden mit zwei Fluggesellschaften über Firmenraten getätigt. In der Ausschreibung wurde von den Dienstleistern und Airlines auch verlangt, Zusatzleistungen wie Online Booking, Richtlinien und Reporting zu unterstützen. Ein neuer Anbieter konnte mit seinem ganzheitlichen Angebot überzeugen, preislich gab es kaum Unterschiede. Bei einer konsequenten Budgetierung und einer umfassenden Implementierung konnten 33 Prozent eingespart werden.
- Ein Systemhersteller für Drucktechnik gab jährlich etwa 120tsd Euro für Reisekosten aus, wobei der größte Teil auf die Übernachtungen entfiel. Im Zuge der Optimierung wurde die Buchung auf eine Online-Plattform umgestellt, die zusätzlich verhandelten Firmenraten wurden konsequent gebenchmarkt. Damit konnten allein hier Einsparungen von knapp 16 Prozent erzielt werden.
